Beheer procesomschrijvingen

Bij Instellingen > Beheer Procesomschrijvingen worden processen opgesteld en beheerd. Procesomschrijvingen worden gebruikt om workflows te maken binnen RemindoToets. Deze workflows kunnen worden gebruikt voor het toewijzen van taken aan gebruikers en het beheersen van processen. Het opstellen van processen helpt bij het houden van overzicht op de uit te voeren handelingen. De processtappen kunnen handmatig ingevoerd worden en moeten ook handmatig bevestigd worden.

In het overzicht zijn een aantal gegevens van elk proces te zien. Zo staat de context aangegeven waar dit proces bij hoort. Daarnaast wordt het versienummer van het proces getoond. Verder zijn er een aantal statistieken zichtbaar: het aantal stappen, en hoe vaak het proces is gestart, afgerond of afgebroken. Elk proces kan worden bewerkt of gearchiveerd.

Nieuw proces aanmaken

Om een nieuw proces aan te maken, klik rechtsboven in het overzicht op ‘Voeg een procesomschrijving toe’. Vul in het scherm wat opent een naam en eventueel een omschrijving in. Selecteer vervolgens de procescontext waarin dit proces relevant is. Daaronder moeten de groepen worden geselecteerd die dit proces kunnen opstarten.

Vervolgens opent een nieuw scherm waarin de processtappen worden toegevoegd. In de bovenstaande afbeelding wordt weergegeven welke stappen gekozen kunnen worden. In dit geval is de procescontext ‘Vragen’ geselecteerd. De te selecteren stappen zullen per context verschillend zijn.

Als een stap is toegevoegd zal deze in de lijst met stappen verschijnen, zoals in de afbeelding hierboven. Op deze manier ontstaat er een proces. Per stap kunnen de instellingen worden gewijzigd, klik op een van de onderdelen om dit aan te passen. Bijvoorbeeld welke rollen toegang hebben tot deze stap. Dit kan verschillend zijn van de standaard rollen die bij het aanmaken van het proces zijn geselecteerd. Om voor het hele proces te wijzigen welke personen het proces kunnen starten, kijk dan bovenaan de pagina bij ‘Welke gebruikers kunnen dit proces opstarten’.

Er kan ingesteld worden dat een bepaalde rol het proces niet kan uitvoeren, maar wel mag inzien. Gebruik hiervoor de tweede functie in het voorbeeld met het oogicoon. Selecteer vervolgens welke rollen de processtap mogen inzien.

Verder is het mogelijk om in te stellen hoe lang de gebruikers hebben om deze stap af te ronden. Dit zal standaard op 14 dagen worden gezet. Gebruik de functie met het belicoon om een herinnering in te stellen voor deze stap. Standaard zal dit zijn ingesteld op 7 dagen.

Bij elke stap zal worden ingesteld dat deze lineair wordt uitgevoerd. Dit betekent dat alle voorgaande processtappen afgerond moeten zijn. Er kan gewisseld worden van de instelling parallel of lineair door op de knop 'Lineair' of 'Parallel' te klikken. Een parallelle processtap houdt in dat in combinatie met aansluitende stappen voor of na een andere parallelle stap, deze tegelijk gestart en uitgevoerd kunnen worden.